1-1 年間集金予定額を容易に作成
集金を行うには、どの児童・生徒から、いくら集金するか？という集金予定を立てる必要があります。
生徒全員の集金予定が同一であれば、年間集金予定を立案する事は容易ですが、「給食費を徴収しない」、「PTA会費を徴収しない」など様々な集金パターンが存在します。そこで本システムでは、あらかじめそれらの集金パターンを作成し、各生徒に割り当てることで、年間集金予定額を効率的に作成・設定する事ができます。もちろん、年度途中での変更も可能です。また、一般的な集金パターンに該当しない生徒には、固有の月々の集金予定額を作成・設定する事が可能です。
| パターン名 | 会計（通帳） | 合計額 | 4月 | 5月 | 6月 | 7月 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 標 準 | 学年費 | 5,400 | 450 | 450 | 450 | 450 |
| PTA会費 | 2,800 | 0 | 1,400 | 0 | 0 | |
| 給食費 | 50,400 | 4,200 | 4,200 | 4,200 | 4,200 | |
| 兄姉あり （PTA不要） |
学年費 | 5,400 | 450 | 450 | 450 | 450 |
| PTA会費 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 給食費 | 50,400 | 4,200 | 4,200 | 4,200 | 4,200 | |
| 給食費不要 | 学年費 | 5,400 | 450 | 450 | 450 | 450 |
| PTA会費 | 2,800 | 0 | 1,400 | 0 | 0 | |
| 給食費 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
1-2集金依頼データの作成
＜A＞ネットバンキング用集金データ（※１）の出力と読込
ネットバンキングとは、インターネットを通じて金融機関に振替依頼を行うサービスを指します。
- 本システムで集金依頼用データファイルを作成
- ①のファイルをインターネットで金融機関に送信。金融機関が受信
- 金融機関は学校が指定した振替日に各生徒の振替金額に応じて振替処理
- 金融機関が振替結果データファイルを学校側に返信
- 学校側は④で受け取ったファイルを本システムに読み込み処理
- 本システムは自動的に各生徒の振替結果を登録
この一連の流れにより以下のようなメリットを得る事が出来ます。
※１ サーバを設置しているデータセンターは耐震、防犯上も強固なセキュリティを確保しており、回線はインターネット上でssl-VPNで暗号化されます。
＜B＞現金集金に対する納付領収書の出力
現金で集金依頼を行う生徒向けに、「納付書」と「領収書」を作成する事ができ、運用に合わせて使うことができます。
昨今社会問題とまでなっている給食費等の未納問題ですが、その問題の解決の第一歩は、どの生徒がいくら未納となっているかを把握する事から始まります。しかし、一般的な表計算ソフトでは効率良く未納者を把握する事は困難なケースが多くあります。
本システムでは、各生徒の毎月の集金を記録しておけば、ボタン１つで現時点で未納となっている生徒を検索・抽出する事ができ、「未納者一覧」を即座に確認・出力する事ができます。
これらの情報を学校全体で共有する事により、未納問題の解決の第一歩へとつなげる事が出来ると考えます。
また、表示された未納者に対して、任意の文体の督促状をシステムから出力する事もできるなど、未納者への対応を効率良く行う事ができます。
システムでは、以下の２つの収支を同時に管理する事ができます。
- 各生徒ごとの収入と支出
- 各会計（通帳）ごとの収入と支出
毎月の集金情報や、毎月の支払い情報をシステムに記録しておく事により、決算をボタン１つで行う事が できます。また、年度末の決算だけでなく、生徒が転出する時の生徒ごとの精算処理も即座に行う事が可能となり、精算処理に掛かる事務作業を大幅に軽減する事ができます。
