本システムを利用するにあたり、まずは以下の情報をシステムに登録、整備していただく必要があります。
保護者負担経費を管理するために必要な学校に在籍する生徒の情報です。
集金機能や執行機能、返金や決算などシステム全体で利用されます。
本システムでは、生徒情報として「学年」や「クラス」を始め、「口座情報」や「備考」なども登録する事が出来ます。
自分の学校の全校生徒分の情報をシステムに登録します。もちろん1名ずつ登録する事も可能ですが、大規模な学校で、多数の生徒を登録する場合でも、効率よく登録作業を行っていただくために「生徒の一括登録機能」を用意しております。
エクセルにて生徒名簿を作成し、そのファイルをシステムに読み込み処理する事で、１回のシステム操作 で多数の生徒をシステムに登録する事が出来ます。
保護者負担経費を管理するために必要な会計（通帳）の情報です。
システムに登録された会計情報は、集金機能や執行機能、返金や決算などシステム全体で利用されます。
学年固有の会計である「１年学年費」「２年学年費」や「修学旅行積み立て費」、「卒業アルバム代」など。
また全学年共通で利用する会計の「給食費」や「ＰＴＡ会費」などを任意の名前で登録する事が出来ます。
ネットバンキング（★1）やＦＤデータによる口座振替（★2）を行う際に学校側の代表口座（受け口座）情報を登録します。この情報を登録する事で、本システムを用いてオンラインバンキングによる振替処理を行うことが出来るようになります。
★1 ネットバンキング
各金融機関によって提供されるインターネットを利用した振替サービスの総称です。
インターネット回線によって、集金依頼や口座振込みなどを行うことが出来ます。
本システムでは、口座振替による集金を行うための「振替依頼用データファイル」を作成する事が出来、そのデータファイルを金融機関に送信することで月々の集金処理を行うことが出来ます。
★2 ＦＤデータによる口座振替
ＦＤ（フロッピーディスク）を利用した振替サービスの総称です。
ネットバンキングと同様、本システムにて口座振替による集金を行うための「振替依頼用データファイル」を作成し、そのデータをＦＤに保存して、ＦＤを金融機関に渡すことで月々の集金処理を行うことが出来ます。
| 会計（通帳）名 | 利用する学年 | 備 考 |
|---|---|---|
| 1年学年費 | 1年生のみで使用 | 1年学年費を管理する通帳 |
| 2年学年費 | 2年生のみで使用 | 2年学年費を管理する通帳 |
| 給食費 | 全学年共通で使用 | 全校生徒の給食費を管理する通帳 |
| PTA会費 | 全学年共通で使用 | 全校生徒のPTA会費を管理する通帳 |
